Technologie w miejscach pracy to nie tylko innowacje testowane w działach R&D. Nowoczesne rozwiązania wykorzystywane są na każdym etapie cyklu zatrudnienia pracownika – od rekrutacji, przez rozwój kompetencji, budowanie zaangażowania, ocenę, badanie satysfakcji i zaangażowania, po komunikację wewnętrzną. Kształtują doświadczenia kandydata i pracownika. Mają wpływ na sposób wykonywania obowiązków, narzędzia, z których korzystamy oraz środowisko, w którym pracujemy.
Według badań Oracle już w 2019 roku 50% pracowników na świecie korzystało z rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji[1]. W badaniu „Słodko-gorzki smak przywództwa” przeprowadzonym w lipcu i sierpniu 2020 r. przez firmy Well.hr i Inwenta aż 62% liderów deklarowało, że w trakcie pandemii cyfryzacja w ich firmach przyspieszyła. Wykorzystanie potencjału nowych rozwiązań technologicznych daje pracodawcom szanse na tworzenie pozytywnych doświadczeń pracowników, zadbanie o ich bezpieczeństwo i komfort w miejscu pracy, usprawnienie procesów, wsparcie w planowaniu rozwoju kariery i zapewnienie dopasowanych szkoleń.
Przyjazne biuro – wizytówka firmy
Z badania „Młodzi Polacy na rynku pracy w “nowej normalności” zrealizowanego przez PwC, Well.hr i Absolvent Consulting wynika, że 76,8% kandydatów przed pojęciem decyzji o aplikowaniu na ofertę pracy sprawdza w Internecie, jak wygląda siedziba firmy. Wprawdzie podczas pandemii przyzwyczailiśmy się do pracy zdalnej. Jednak, jak wynika z badania firmy Colliers, 50% pracowników brakuje pracy z biura, bo ułatwia ona utrzymanie równowagi między tym, co prywatne i zawodowe oraz pozwala na integrację. Większość badanych deklaruje chęć powrotu do biuro na 1-2 dni w tygodniu.
Nowoczesne biura wciąż będą stanowić atut pracodawcy, choć – ze względu na nowy, hybrydowy model pracy – podejście do zarządzania przestrzenią biurową będzie musiało się zmienić.
Biura muszą stać się bardziej elastyczne, zrównoważone i inteligentne, ale też bezpieczne, urządzone zgodne z zasadami well-beingu i wspierające pracę zespołową. Muszą być miejscem, do którego pracownik przychodzi dlatego, że chce, a nie dlatego, że musi.
Pomocne będą tu nowoczesne rozwiązania technologiczne. Technologie z obszaru prop-tech będą wspierać pracodawców w zapewnianiu bezpiecznego i komfortowego środowiska pracy. Pozwolą na automatyczne oczyszczanie i filtrowanie powietrza, ułatwią bezdotykowe poruszanie się po budynku czy monitorowanie wykorzystania miejsc pracy. Zwiększą poczucie bezpieczeństwa pracowników i zadbają o ich zdrowie. Pomocne będą też narzędzia ułatwiające pracownikom korzystanie z przestrzeni i zarządzanie nią, np. aplikacje umożliwiające łatwe wyszukiwanie i rezerwację przestrzeni do pracy, sal konferencyjnych, miejsc parkingowych czy rejestrację gości. Z podobnych rozwiązań korzystają już np. pracownicy warszawskiego biura Colliers. Aplikacja Office App umożliwia im także integrację z systemami kontroli dostępu budynku i pełni rolę rozwiązania „all-in-one” w interakcji pracownika z przestrzenią biurową.
Rekrutacja
Pracodawcy od lat pojawiają się na wirtualnych targach pracy, prowadzą spotkania online z kandydatami, czy zamieszczają na stronie kariera wirtualne wycieczki po biurze. W dobie pandemii do sfery online przeniosły się jednak także programy ambasadorskie czy kampanie rekrutacyjne na programy stażowe. Program Ambasadorski Boehringer Ingelheim Polska realizowany był całkowicie wirtualnie: od rekrutacji ambasadorów, poprzez ich szkolenia, działalność na uczelniach i organizację wirtualnych wydarzeń. Realizacja programu w trybie online zwiększyła liczbę spotkań i podniosła ich dostępność – w sumie w ciągu 2 miesięcy firma spotkała się z ponad 2 tysiącami studentów.
Rekrutacja to jeden z obszarów, w których technologie efektywnie wspierają pracodawców: strony kariera, systemy ATS, platformy do zarządzania kampaniami rekrutacyjnymi są już standardem. Technologie mogą jednak wspierać pracodawców jeszcze szerzej – sztuczna inteligencja może stworzyć profil stanowiska, algorytm przeanalizować treść ogłoszenia i dopasować CV, a chatbot odpowiedzieć na pytania kandydata. Spotkania rekrutacyjne także realizowane są w formie wideokonferencji czy za pośrednictwem platform do wideointerview, a w ich umówieniu pracodawców i kandydatów wspierają wirtualne asystentki czy aplikacje.
Technologie wspierają też pracodawców w ocenie kompetencji kandydatów. W PwC Polska w piątej już edycji programu „NanoShadow: Audyt przyszłości”, kandydaci biorą udział w realizowanych zdalnie sesjach Assessment Center, rozwiązują zadania merytoryczne oraz szukają wyjścia z wirtualnego escape room’u. PwC zdecydowało się także na zastąpienie testów analitycznych nowoczesnym i interaktywnym zestawem gier rekrutacyjnych (tzw. game-based assessment), który jest bardziej dopasowany do preferencji młodych osób. Z testów dopasowania do kultury organizacyjnej i wartości firmy korzystają też między innymi IKEA czy grupa Adecco. Z kolei międzynarodowa korporacja prawnicza Clifford Chance prosi potencjalnych pracowników o wypełnienie testów osobowościowych i motywacyjnych, które pozwalają jej lepiej zrozumieć kandydatów biorących udział w procesie rekrutacji oraz lepiej komunikować się z nimi po zatrudnieniu.
Onboarding
Nie wystarczy jednak jedynie przyciągnąć talenty do firmy. Za interesującym i sprawnie przeprowadzonym procesem rekrutacji powinien iść równie przemyślany onboarding pracownika. We wdrożeniu do pracy mogą pomóc platformy pre-onboardingowe czy firmowe sieci społecznościowe. Wsparciem dla nowych pracowników mogą być także boty, odpowiadające na ich pytania. Np. w firmie Budimex na pytania pracowników dotyczące obszaru HR odpowiada firmowy bot – Budix.
Aplikacje mobilne i grywalizacja mogą wesprzeć pracodawców w przygotowaniu skutecznego i atrakcyjnego onboardingu. W PKN ORLEN już w 2018 r. na potrzeby nowych pracowników wdrożono autorską aplikację „Adapptacja”, która ułatwia onboarding i pozwala szybko odnaleźć się w nowym miejscu pracy. W aplikacji pracownikom przypisywane są zadania, stanowiące rodzaj mapy drogowej po procesie adaptacji, najczęściej używanych narzędziach informatycznych oraz regulaminach, z którymi muszą się zapoznać. Udostępniono w niej także linki do obowiązkowych szkoleń oraz odpowiedzi na pytania dotyczące różnych spraw kadrowych, z przekierowaniem do miejsc, w których pracownik znajdzie potrzebny wniosek lub informację
Szkolenia dla nowych pracowników, prowadzone dotychczas twarzą w twarz, realizowane są nie tylko w formie spotkań i szkoleń online czy treningów z wykorzystaniem grywalizacji. Wirtualna rzeczywistość na stałe zagościła w wielu firmach i jest wykorzystywana zarówno przy szkoleniach stanowiskowych, jak i miękkich. W Nestlé Purina PetCare wirtualna rzeczywistość umożliwia nowym pracownikom odbycie wirtualnej wycieczki po fabryce. Firma szacuje, że zmiana formy wycieczki z rzeczywistej na wirtualną dla 10 osób miesięcznie to oszczędność rzędu $100,000 rocznie[2]. Z kolei firma Shell korzysta z wirtualnej rzeczywistości podczas szkoleń związanych z wysokim ryzykiem, np. tankowania samolotów. Dzięki temu nowi pracownicy w bezpieczny sposób uczą się niezwykle trudnych i ryzykownych zadań.
Szkolenia i rozwój
Rozwój technologii znacząco wpłynął na obszar szkoleń i rozwoju. Specjalistyczne kursy online realizowane przez najwyżej cenione instytucje krajowe i zagraniczne (np. London School of Economics, MIT, Stanford University) znoszą ograniczenia geograficzne i finansowe w dostępie do wiedzy. Wykorzystanie platform szkoleniowych i kursów e-learning umożliwia firmom uruchomienie programów szkoleniowych na niespotykaną dotąd skalę – oszczędzając przy tym środki finansowe, czas i znosząc ograniczenia związane z logistyką szkoleń czy z liczbą uczestników.
Zarzadzanie rozwojem – własnym lub członków zespołu ̶ ułatwiają także aplikacje i platformy umożliwiające ocenę (w tym ocenę 360) lub przekazywanie informacji zwrotnych.
Nowy trend w obszarze platform dedykowanych szkoleniom online to przechodzenie od systemów LMS (Learning Management Systems) do LXP/LEP (Learning Experience Platform/Learning Engagement Platform). Systemy LXP/LEP skupiają się przede wszystkim na doświadczeniu użytkownika, wybierając i udostępniając materiały szkoleniowe z wielu źródeł w formie spersonalizowanych ścieżek edukacyjnych, które na bieżąco aktualizują się na podstawie jego wyborów i postępów w nauce. Personalizacja szkoleń, dostosowanie ich oferty, formy i treści do preferencji oraz potrzeb użytkownika jest możliwe, dzięki wykorzystaniu sztucznej inteligencji. Dostosowanie szkoleń do preferencji użytkowników oraz ich toku i stylu uczenia się przynosi efekty w postaci zwiększonej skuteczności szkoleń.[3]
Pracownicy Microsoft, za pośrednictwem platformy Microsoft Learn zbierającej w jednym miejscu bogate zasoby szkoleniowe, mogą znaleźć wymagane i rekomendowane treści szkoleniowe sprofilowane pod kątem ich indywidualnych potrzeb zależnych od stanowiska, specjalizacji, roli w organizacji czy lokalizacji. Dzięki wykorzystaniu machine learning użytkownicy otrzymują spersonalizowane rekomendacje. Pracownicy mogą uczyć się we własnym tempie i korzystać z materiałów według preferencji. Mogą też zaproponować szkolenia, z których chcieliby skorzystać.
Dla pracownika
Według przeprowadzonego niedawno przez KPMG badania, utrata talentów jest głównym ryzykiem, z jakim mierzą się obecnie organizacje[4]. Nowe możliwości, jakie technologie dają pracodawcom w obszarze budowania zaangażowania i motywowania są więc na wagę złota. Tradycyjne badania pracownicze – ankiety przeprowadzane corocznie lub co dwa lata – zastępowane są przez narzędzia do regularnego pomiaru satysfakcji pracowników, typu pulse check. Pozwalają one szybko reagować na potrzeby pracowników i wprowadzać zmiany bezpośrednio po uzyskaniu informacji o ich oczekiwaniach. Rozwiązania te pozwalają na przeprowadzenie krótkiego badania ankietowego, a następnie, dzięki wykorzystaniu sztucznej inteligencji, wspierają w analizie wyników i podsuwają rekomendacje dotyczące pożądanych działań. Takie rozwiązanie stosuje m.in Bank ING, w którym realizowane są trzy rodzaje badań pracowniczych: WPC (Badanie Zaangażowania Pracowników), OHI (Badanie Zdrowia Organizacji) oraz Pulse Check. Badanie OHI sprawdza, na ile firma potrafi dostosowywać się do zmieniającego się otoczenia i osiągać dobre wyniki. WPC koncentruje się na badaniu zaangażowania pracowników w danym okresie. Pulse Check uzupełnia badania OHI i WPC. Dzięki niemu firma trzyma rękę na pulsie i na bieżąco obserwuje opinie pracowników. Badania WPC i OHI realizowane są naprzemiennie, raz w roku. Pulse Check jest natomiast badaniem kwartalnym.
Kompleksowe platformy wspierające budowanie zaangażowania pracowników integrują dane z wielu źródeł oraz systemów HR i łączą je z systemami do zarządzania projektami (lub zadaniami), grywalizacją, systemami benefitowymi, systemami do zarządzania wynikami pracownika oraz jego rozwojem.
W dobie pandemii pracodawcy korzystali także z rozmaitych platform i aplikacji, które wspierały integrację zespołów i dbałość o ich wellbeing z uwzględnieniem zdrowego odżywiania, aktywności fizyczne i wellbeingu mentalnego. Jednym z przykładów może być program wellbeingowy online – Summer Challenge, dzięki któremu pracownicy Budimex mogli skorzystać z bezpłatnych treningów online oraz porad ekspertów z zakresu sportu, zdrowego odżywiania, fizjoterapii oraz mindfulness. Mogą także korzystać z prowadzonych on-line szkoleń, webinariów oraz pigułek wiedzy na temat pracy zdalnej, efektywnych spotkań online czy zarządzania zdalnym zespołem. Poziom zainteresowania programem był bardzo wysoki, o czym świadczą wyniki: 13 000 odsłon „zdrowych” postów, 3 000 odbytych treningów online, 400 uczestników webinariów, 72 autorskie przepisy kulinarne i ponad 49 000 przebytych wspólnie kilometrów podczas jednego z wyzwań realizowanych w aplikacji Endomondo.
Nowe technologie oferują pracodawcom wiele możliwości zbudowania pozytywnych doświadczeń pracowników już w trakcie pierwszych interakcji podczas procesu rekrutacji. Ważne jest, by ich wykorzystanie z myślą o pracownikach było obecne nie tylko na początkowych etapach cyklu zatrudnienia, ale przez cały jego okres – wspierając rozwój, komfort pracy i wellbeing pracownika.
Artykuł powstał na podstawie raportu Well.hr „W cyfrowym świecie. Nowoczesne technologie a wellbeing pracowników”. Raport jest dostępny nieodpłatnie na stronie https://wcyfrowymswiecie.pl
Publikacja ukazała się na łamach miesięcznika Personel Plus.
Zobacz naszą ofertę dotyczącą wellbeingu pracowników
Zbadaj z nami wellbeing swoich pracowników
[1] New Study: 64% of People Trust a Robot More Than Their Manager, Oracle, 2019 https://www.oracle.com/corporate/pressrelease/robots-at-work-101519.html
[2] How VR Training Can Help Turn Employees Into Leaders, Harvard Business Review, 2020 https://hbr.org/sponsored/2020/09/how-vr-training-can-help-turn-employees-into-leaders
[3] Learning Experience Platform – nowa jakość w nauce online?, Sektor 3.0, 2020
https://sektor3-0.pl/blog/learning-experience-platform-nowa-jakosc-w-nauce-online/
[4](za: ) Put Employees at the Center of Your Post-Pandemic Digital Strategy, Harvard Business Review, 2020
https://hbr.org/2020/10/put-employees-at-the-center-of-your-post-pandemic-digital-strategy