To nie pandemia COVID-19 przyczyniła się do wprowadzenia Office App w naszej warszawskiej siedzibie. Ona tylko przyspieszyła implementację platformy do sprawnego i bezpiecznego zarządzania biurem i zaoferowanie jej klientom szukającym podobnego rozwiązania. Dzięki szerokiej funkcjonalności Office App sprawdzi się nie tylko czasach pandemii, ale także w nowej biurowej rzeczywistości z hybrydowym modelem pracy.
Poszukiwanie kompleksowego i prostego w obsłudze systemu do zarządzania przestrzenią biurową w Colliers rozpoczęliśmy już na początku zeszłego roku. Zapotrzebowanie na takie rozwiązanie zgłaszali również nasi klienci. Szukaliśmy rozwiązania prostego w obsłudze i intuicyjnego, zarówno dla pracowników Colliers, jak i dla naszych klientów.
Kluczowe założenia
Przetarg zorganizowany na przełomie stycznia i lutego pozwolił nam na zapoznanie się z wieloma zaawansowanymi rozwiązaniami technologicznymi, zaproponowanymi przez firmy m.in. z USA, Kanady czy Wielkiej Brytanii. Na podstawie dokładnego badania rynku oraz sprawdzania narzędzi wykorzystywanych w różnych organizacjach opracowaliśmy system oceny zgłoszonych w przetargu rozwiązań. Braliśmy pod uwagę zakres dostępnych funkcjonalności do zarządzania przestrzenią pracy, integracji z systemami budynkowymi, ogólny design i UX. Spośród wszystkich zgłoszeń najlepiej oceniliśmy holenderską platformę Office App i postanowiliśmy przetestować ją w naszej siedzibie w warszawskim biurowcu Metropolitan.
Efektywne wdrożenie
Początkowy etap wdrażania nowego rozwiązania zajął 2 tygodnie. Dokładna analiza naszych potrzeb pozwoliła nam dopasować zakres działania systemu oraz wybrać najistotniejsze dla nas funkcjonalności. Z wachlarza ponad 70 różnych udogodnień w pierwszym etapie zdecydowaliśmy się na wprowadzenie interaktywnej mapy biura, rezerwacji sal konferencyjnych, biurek i miejsc parkingowych, rejestracji gości w formie wirtualnej recepcji, biblioteki materiałów dla pracowników, funkcji społecznościowych oraz raportowania usterek w biurze. Wymagało to od nas przygotowania planu przestrzeni biurowej wraz z zaznaczeniem biurek i sal konferencyjnych, integracji z kalendarzem online, a także stworzenia opisów i grafik poszczególnych pomieszczeń.
Jedną z kwestii, która miała kluczowe znaczenie dla pomyślnego wdrożenia Office App w naszym biurze, było przeprowadzenie szkolenia dla pracowników oraz wyposażenie ich w instrukcje obsługi nowego narzędzia. Ten etap zajął nam łącznie 5 tygodni.
Uruchomienie systemu wiązało się z przeprowadzeniem testów rozruchowych. Zdecydowaliśmy się również na wybranie spośród naszego zespołu tzw. ambasadorów Office App, do obowiązków których należałoby aktywne korzystanie z narzędzia, a także jego promocja – w tym celu przeprowadziliśmy dla nich szczegółowe szkolenia.
Biuro pod kontrolą
Już po 4 tygodniach od inauguracji systemu zaobserwowaliśmy, że zarejestrowało się w nim blisko 100% naszych pracowników. Obecnie 90% aktywnie z niego korzysta. Również system rezerwacji przestrzeni zyskał przychylność użytkowników. W pierwszym tygodniu grudnia odnotowywaliśmy dziennie średnio 30-40 rezerwacji biurek oraz 15 miejsc parkingowych, co w sytuacji, gdy zdecydowana większość naszego zespołu pracuje zdalnie, jest bardzo dobrym wynikiem i pokazuje, że osoby korzystające z biura, chętnie używają udogodnień oferowanych przez aplikację.
Wdrożenie systemu pozwoliło usprawnić pracę administracji poprzez zapewnienie pełnego i aktualnego podglądu rezerwowanych miejsc parkingowych, biurek i sal konferencyjnych, wraz z wyszczególnieniem poszczególnych pomieszczeń i stacji roboczych. Nowe narzędzie umożliwiło również zarządzanie potencjalnym ryzykiem epidemicznym dzięki rejestracji danych odwiedzających nas gości oraz osób korzystających z konkretnych przestrzeni biurowych.
Nie tylko na czas pandemii
Na sukces rozwiązania Office App w naszym biurze miał wpływ w szczególności pierwszy etap wdrażania narzędzia, w którym to bardzo dokładnie podeszliśmy do identyfikacji potrzeb firmy i jej pracowników oraz dobrania pod nie odpowiednich funkcjonalności. Natomiast bliska praca administracji, działu IT oraz ambasadorów, a także przeszkolenie pracowników sprawiły, że adaptacja systemu nastąpiła szybko i sprawnie.
Na samym początku procesu poszukiwania kompleksowego narzędzia do zarządzania biurem i systemami budynkowymi, myśleliśmy bardziej o rozwiązaniu na zwyczajne czasy i też pod tym kątem je wybieraliśmy. Okazało się jednak, że platforma Office App stanowi duże wsparcie dla firmy również w okresie pandemii, które nie tylko pozwala zapewnić wysoki poziom bezpieczeństwa w przestrzeni biurowej, ale również usprawnia komunikację zespołową i dostarcza bezcennych danych na temat wykorzystywania powierzchni. Miesięczny koszt takiego rozwiązania w przeliczeniu na pracownika nie przekracza w naszym przypadku wartości kubka dużego latte w dobrej kawiarni, co wydaje się niewielkim wydatkiem, biorąc pod uwagę korzyści, które przyniosło nam jego wprowadzenie.
Maciej Plichta, New Technology Solutions Manager, Colliers
606 609 618