Dobrze zaprojektowane i atrakcyjne miejsce pracy nie zastąpi skutecznego przywództwa, wymiany wiedzy, dobrej współpracy i otwartej kultury organizacyjnej. Może jednak stworzyć warunki, które będą im sprzyjały – piszą eksperci Well.hr w raporcie zatytułowanym „Lepiej niż w domu”.
Doświadczenia wielu firm potwierdzają, że przeprowadzka do nowej siedziby bywa katalizatorem pozytywnych zmian w organizacji. Jednocześnie wiele badań dowodzi, że warunki panujące w miejscu pracy mają wpływ na zdrowie pracowników, na ich bezpieczeństwo i dobre samopoczucie. Właściwie zaprojektowane miejsce pracy wspiera też kreatywność i innowacyjność zespołu, ułatwia nawiązywanie kontaktów społecznych i dzielenie się wiedzą, sprzyja utrzymaniu koncentracji oraz ogranicza stres.
Lokalizacja, oświetlenie, warunki termiczne, powietrze, jakim oddychamy w miejscu pracy, akustyka, dostęp do nowoczesnych technologii, estetyka miejsca pracy czy dostępne w nim udogodnienia przekładają się na nasze doświadczenia jako pracowników (tzw. employee experience). To, czego ludzie dziś oczekują od miejsc pracy to wspaniałe doświadczenia. Z badań prowadzonych cyklicznie przez firmę Gensler wynika, że pracownicy, którzy mają doskonałe doświadczenia w miejscu pracy są bardziej zaangażowani – utożsamiają się z kulturą organizacyjną firmy, mają dobre relacje z kolegami z pracy oraz osiągają lepsze wyniki. Zaangażowani pracownicy są natomiast kluczem do produktywności i zyskowności firmy. Firmy osiągające najwyższy poziom zaangażowania w badaniach Gallupa uzyskują jednocześnie o 21% wyższe zyski, o 41% niższy poziom absencji oraz o 10% wyższy poziom lojalności klientów niż pozostałe.
Pozytywne doświadczenia w relacjach z marką pracodawcy przekładają się także na jej zdolność do przyciągania ludzi oraz zwiększają szanse na ich utrzymanie w organizacji. Firmy przywiązują coraz większą wagę do budowania pozytywnego doświadczenia już na etapie rekrutacji. Kandydaci zwracają uwagę nie tylko na sposób prowadzenia rozmowy, ale także na scenerię, w jakiej się ona odbywa. Podczas spotkania chętnie poznają nie tylko przełożonego czy współpracowników, ale także swoje przyszłe miejsce pracy. Budowanie pozytywnego employee experience nabiera szczególnego znaczenia w dobie rynku pracownika i niedoboru talentów. Doskonałe miejsca pracy ułatwiają pozyskiwanie pracowników oraz pozwalają ograniczyć wydatki na employer branding. Same stanowią dla siebie najlepszą reklamę. W ich promocję chętnie włączają się też obecni pracownicy, stając się ich ambasadorami. Biuro jest przedmiotem ich dumy. Z badania „Szczęście w pracy Polaków” zrealizowanego przez Jobhouse wynika, że 31% pracowników uważa komfortowe warunki pracy w biurze za jedną z przesłanek, by polecić swoją firmę innym osobom. Coraz lepiej rozumieją to też pracodawcy, np. mBank przeprowadził ostatnio specjalne warsztaty z udziałem pracowników i ekspertów zewnętrznych, których celem było stworzenie projektu salki rekrutacyjnej. Salka ma zapewnić możliwie najlepsze doświadczenia kandydata z pierwszego kontaktu z firmą.
Źródło: U.S. Workplace Survey 2019, Gensler Research Institute
Alicja Kuczera
Dyrektor Zarządzająca Polskiego Stowarzyszenia Budownictwa Ekologicznego PLGBC
90% naszego czasu spędzamy w budynkach. Z tego aż 36% pracując w budynkach biurowych. Słaby stan zdrowia oraz niskie poczucie komfortu pracowników negatywnie wpływają na osiągane przez nich indywidualne wyniki oraz produktywność organizacji. Około 90% kosztów operacyjnych firm związanych jest z ludźmi, a pozostałe 10% to koszty wynajmu oraz energii, co sprawia, że nawet niewielka poprawa w obszarze zdrowia i komfortu pracowników może mieć bezpośrednie przełożenie na wynik finansowy firmy.
Miejsce pracy kształtuje kulturę organizacji – jego lokalizacja, architektura czy estetyka wywierają wpływ na wartości podzielane przez pracowników. Odpowiednio aranżując powierzchnię biurową, możemy tworzyć warunki do twórczej i efektywnej pracy, a także wpływać na zachowania korzystających z tej powierzchni ludzi. Np. Pixar zorganizował swoje biura w ogromnej otwartej przestrzeni atrium, tworząc w ten sposób otoczenie, w którym pracownicy przez cały dzień przypadkowo „wpadają” na siebie, wdając się w krótkie, nieplanowane rozmowy. W tokijskim Innovation Hubie firmy Accenture pracownicy i klienci firmy wspólnie prowadzą doświadczenia i pracują nad nowymi rozwiązaniami. W nowym warszawskim biurze Coca-Cola HBC zrezygnowano z zamkniętych pokoi, a liderzy, w tym członkowie zarządu siedzą blisko swoich zespołów. Bezpośrednia współpraca oraz dwustronna komunikacja wzmacniają efektywność codziennych działań. Pozbawione ścianek działowych biuro Colliers International sprzyja zacieraniu się granic i dobrej współpracy pomiędzy zespołami. Dla odmiany w siedzibie Allegro programiści pracują w niewielkich pokojach odpowiadających wielkością typowym zespołom scrumowym i właśnie takie rozwiązanie pozwala im działać efektywniej.
Aby układ i design biura wspierał nowe koncepcje zarządzania i pożądany styl pracy, etap projektowania warto poprzedzić badaniami, które zapewnią dostosowanie projektu do potrzeb organizacji i pozwolą ustalić obszary, które wymagają zmian. Np. Grupa Pracuj w fazie projektowania nowego biura prowadziła ankiety, rozmowy i obserwacje, które pozwoliły jej dobrze poznać preferencje pracowników. W firmie Colliers International remont siedziby poprzedziły badania obejmujące obserwacje stylu pracy oraz ankiety i badania w grupach fokusowych z udziałem pracowników. Jak wynika z analiz Well.hr, pracodawcy coraz częściej powołują na potrzeby przeprowadzki grupy ambasadorów, którzy opiniują propozycje projektowe architektów. Np. w zespole New Office Heroes L’Oreal znaleźli się reprezentanci wszystkich działów firmy.
Wygląd biura i sposób jego aranżacji są ważnym komunikatem na temat tego, jacy jesteśmy i jakie wartości podzielamy. Inspiracją dla projektu biura Allegro był dom – przestrzeń, w której każdy czuje się komfortowo, która odpowiada na unikalne potrzeby pracowników i uwzględnia ich różnorodność. Coca-Cola HBC zależało na tym, by nowa siedziba odzwierciedlała jej kulturę organizacyjną, której integralną częścią są flagowe marki produkowane i dystrybuowane w Polsce i Krajach Bałtyckich, dlatego każda z sal konferencyjnych jest inspirowana produktami firmy. Dla L’Oreal ważne było, by nowa siedziba nawiązywała do historii i dziedzictwa firmy, odzwierciedlała jej wartości, a jednocześnie tworzyła inspirujące miejsce pracy. Dlatego motywem przewodnim we wnętrzach są łuki nawiązujące do paryskich arkad i integrujące ze sobą różne funkcje przestrzeni. Hawajski wystrój i egzotyczne rośliny w biurze OpsTalent mają wyrażać panujący w tej firmie luz i flow.
Dobrze zaprojektowane środowisko pracy staje się narzędziem biznesowym, które może przyspieszać i ułatwiać transformację kultury organizacyjnej.
Dorota Osiecka
Dyrektor Działu Workplace Innovation w firmie doradczej Colliers International
Każda przestrzeń, w której przebywamy oddziałuje na nas na wielu poziomach – od funkcjonalnego, po kwestie związane z ekspresją i estetyką aranżacji. Warto, aby to oddziaływanie i komunikaty, które odbierają użytkownicy przestrzeni, były spójne z tym, co firma chce
o sobie mówić. Zanim zaczniemy projektować aranżację, warto poświęcić czas na precyzyjne zdefiniowanie wizji kultury organizacyjnej, jaką chcemy kształtować. Następnie określić, jaki układ funkcjonalny najlepiej jej odpowiada, jakiego typu zachowania chcemy wzmacniać i promować, a jakie wygaszać. Drobne z pozoru decyzje dotyczące reguł obowiązujących w naszej przestrzeni, takie jak polityka czystego biurka czy rezygnacja z indywidualnych koszy na śmieci pod biurkami, mają duży wpływ na zachowania użytkowników. Nie zawsze warto przy tym kierować się trendami czy panującą modą. Kluczem do sukcesu jest świadome podejmowanie decyzji w zakresie wpływu, jaki aranżacja biura oraz reguły, które w nim panują powinny mieć na użytkowników.
Artykuł ukazał się w miesięczniku Personel i Zarządzanie. Powstał na bazie raportu „Lepiej niż w domu”, który jest dostępny nieodpłatnie na stronie: https://well.hr/pl/article/49/lepiej-ni-w-domu-najnowszy-raport-ju-jest-.html#