Nowe biuro – nowe możliwości, czyli jak Coca-Cola wraz z biurem zmieniała kulturę organizacyjną.

Spółka Coca-Cola HBC Polska jest odpowiedzialna za produkcję, sprzedaż i dystrybucję marek napojów należących do The Coca-Cola Company. W lipcu 2019 r. po 20 latach spółka zmieniała swoją siedzibę. Zmiana ta nie ograniczała się wyłącznie do adresu – stała się również okazją do rozwoju kultury organizacji i stylu pracy oraz do zwiększenia zaangażowania pracowników, a także do wdrożenia rozwiązań wpływających pozytywnie na ich efektywność. Projekt zmiany biura był realizowany pod hasłem „nowe biuro – nowe możliwości” i zaangażował aż 72 pracowników.

Coca-Cola HBC Polska jest liderem firm odpowiedzialnych społecznie, dlatego na wybór biura miały
wpływ nie tylko jego lokalizacja, ale również rozwiązania przyjazne dla środowiska, komfort
codziennej pracy oraz atrakcyjna oferta dla osób, które cenią sobie aktywny tryb życia.

Z zaangażowaniem pracowników
Nowe biuro Coca-Cola HBC Polska zostało w całości stworzone z myślą o zespole, który będzie w nim
pracował. Nic zatem dziwnego, że oprócz zespołu projektowego w przedsięwzięcie zaangażowanych
zostało aż 72 ambasadorów, którzy brali udział w podejmowaniu każdej decyzji – od lokalizacji,
nazwy i wystrój salek, po rozwiązania funkcjonalne, z których mieli w przyszłości korzystać. Dzięki
temu nowa przestrzeń uwzględnia potrzeby pracowników i oddaje charakter firmy. Korzystając z tak
ważnego dla historii firmy wydarzenia, Coca-Cola HBC postanowiła także wprowadzić zmiany w
kulturze organizacyjnej. W tym celu firma zorganizowała warsztaty dla ambasadorów, podczas
których były wspólnie wypracowywane nowe standardy pracy.

Z ducha firmy i jej marek
Firmie zależało na tym, by nowa siedziba odzwierciedlała jej kulturę organizacyjną, której integralną
częścią są flagowe marki produkowane i dystrybuowane przez Coca-Cola HBC. - Pracownicy Coca-Cola HBC są dumni z tego, dla jakich marek pracują, a nasza przestrzeń miała dodatkowo to
podkreślać – Liza Shybanova, BU HR Manager Poland and Baltics. Każda z sal konferencyjnych
inspirowana jest produktami firmy, fabrykami i ideą zrównoważonego rozwoju. Łącznie powstało
ponad 70 pomieszczeń przeznaczonych na formalne i mniej formalne spotkania – od budek
telefonicznych i małych pokoi na szybkie, spontaniczne rozmowy bez konieczności rezerwacji, po
dużą salę konferencyjną (223 m²), którą za pomocą ścian mobilnych można podzielić na 4 mniejsze.
Sala ta zaprojektowana została z myślą o flagowym produkcie firmy – Coca-Cola w ikonicznej, szklanej
butelce. Na ścianach pojawiają się podświetlane butelki wypełnione oryginalnymi kapslami.
W sali Monster z kolei znajduje się stół z dwoma silnikami w środku oraz fotele gamingowe.
Aranżację dopełnia podświetlane logo wykonane na lakierowanym szkle. Kropla Delice patronuje
salce, w której stoi specjalnie zaprojektowany stół z naturalnego drewna z wtopionym szkłem w
środku, doskonale komponując się z grafiką na ścianie, podwieszanymi lampami z butelek oraz
kolorystyką pozostałych mebli. W sali Powerade znajdziemy nawiązania do aktywnego trybu życia i
sportu, np. wiszący worek treningowy. Firma nie zapomniała także o ważnym aspekcie działalności –
wolontariacie pracowniczym. W sali Ambasador na ścianie można znaleźć cechy, które charakteryzują
wolontariuszy Coca-Cola, takie jak odpowiedzialność, troska o innych czy współpraca.
Na każdym z 3 pięter zajmowanych przez Coca-Cola HBC znajdują się przestronne kuchnie oraz
mniejsze kąciki kuchenne, wyposażone w ekspresy Costa Coffee oraz lodówki z produktami firmy.

W zabudowie kuchennej wykorzystane zostały grafiki butelek. Pomieszczenia zdobią też żyrandole
wykonane z oryginalnych szklanych butelek Coca-Coli.

Przyjazne miejsce pracy
Biuro zostało zaprojektowane, aby pobudzać kreatywność pracowników oraz zapewniać im komfort
pracy. W siedzibie firmy znajdziemy zarówno przestrzenie służące do relaksu, jak i do mniej
formalnych spotkań np.: huśtawki w otoczeniu ścian pokrytych mchem, kreatywną salkę z
niestandardowymi miejscami do siedzenia (pufy, wisząca huśtawka-kanapa, schodki) i dużą szklaną
ścianą do zapisywania pomysłów, wiele kącików z kanapami i fotelami do mniej formalnych rozmów i
odpoczynku oraz dwie biblioteki, nie tylko z książkami biznesowymi, ale także grami pobudzającymi
kreatywność. Na wybór nowej lokalizacji duży wpływ miała oferta zarządcy Business Garden
uwzględniająca rozwiązania zgodne z ideą „work-life integration”, które ułatwiają łączenie różnych
ról życiowych. W budynku pracownicy mogą korzystać z dwóch przestronnych tarasów służących do
wypoczynku i spożywania posiłków na świeżym powietrzu. Na terenie kompleksu z kolei mają do
dyspozycji boiska do siatkówki i koszykówki, fitness club i liczne zielone przestrzenie z ławkami i
leżakami. W trosce o środowisko oraz zachęcając pracowników do prowadzenia aktywnego trybu
życia, Coca-Cola zapewniła kilkanaście rowerów miejskich, z których pracownicy mogą korzystać w
drodze do i z pracy oraz przemieszczając się na spotkania służbowe. - Tworzenie przyjaznego miejsca
pracy jest jednym z priorytetów naszej firmy. Dlatego wybraliśmy kompleks Business Garden, który
łączy ciekawą architekturę z wygodnym, otwartym oraz inspirującym środowiskiem pracy – wyjaśnia
Liza Shybanova, BU HR Manager Poland and Baltics.

Nowa kultura i styl pracy
Firma postanowiła wykorzystać przeprowadzkę do zmiany stylu i kultury pracy. W nowym biurze
zrezygnowano z zamkniętych pokoi, a liderzy, w tym członkowie zarządu siedzą razem z zespołami.
Coca-Cola. Bezpośrednia współpraca oraz dwustronna komunikacja wzmacniają efektywność. Przy
planowaniu układu przestrzennego i rozmieszczenia poszczególnych obszarów w nowym biurze
wzięto pod uwagę współpracę cross-funkcyjną, aby ułatwić pracownikom codzienne działania.
Zmiana biura została także wykorzystana do podniesienia kultury prowadzenia spotkań.
Wprowadzono m.in. nowe zasady dotyczące ich organizacji, spójne z ideą work-life integration. W
związku z elastycznymi godzinami rozpoczynania i kończenia pracy wszystkie spotkania odbywają się
obecnie w godzinach 10:00 – 15:00, by zapewnić obecność potrzebnych osób. Każda dłuższa
rozmowa telefoniczna jest natomiast prowadzona w dedykowanym do tego miejscu, aby nie
przeszkadzać innym pracownikom.
Większe sale wyposażone zostały w nowoczesne systemy do rezerwacji i prowadzenia konferencji,
aby ograniczyć czas spędzany w podróżach służbowych. W nowym miejscu pracownicy mogą
uczestniczyć w spotkaniach bez wglądu na to, gdzie aktualnie są i pracują. Firma zrezygnowała także z
tradycyjnych papierowych flip-chartów na rzecz szklanych powierzchni wielokrotnego użytku, po
których można pisać.
Zmiana siedziby to dla Coca-Cola HBC Polska ważny moment w historii, w który zaangażowani byli
zarówno przedstawiciele zarządu, jak i zespół ponad 70 Ambasadorów zmiany. Po niemal roku
intensywnej pracy, w lipcu tego roku, przyszedł czas na przeprowadzkę. Pracownicy dostali dokładne
instrukcje, dzięki czemu cały proces przebiegł bardzo sprawnie. Pierwszy dzień w nowym biurze był
wyjątkowy. Pracownicy mieli czas na wspólne świętowanie (nie zabrakło tortu!), zwiedzanie całego
biura i zapoznawanie się z nowymi rozwiązaniami. Przy okazji zebrane zostały historyczne,
wartościowe materiały związane z firmą i starym biurem. Stworzono z nich specjalną kolekcję, która
pozwala zachować ciągłość i ducha firmy!